Первичные учетные документы должны проходить контроль. Что такое первичные документы бухгалтерского учета: виды

Необходимость контроля первичной документации

Контроль является одной из важнейших функций управления, реализуемой и в сфере бухгалтерского учета.

Контроль первичной документации необходим по объективным причинам. Его основная задача состоит в предотвращении бухгалтерских ошибок, которые могут возникать по различным причинам, например, в результате небрежности, недостаточной квалификации бухгалтерского персонала, переутомления, неисправности вычислительной техники и так далее.

Ошибки могут возникать в тексте первичных документов или в суммах, особенно при подсчете итогов, образовываться при разнесении документов по учетным регистрам.

Замечание 1

По степени своего влияния ошибки могут быть локальными, то есть допущенными в одном документе и не влияющими на другие документы (например, ошибка в дате документа), и транзитными, то есть автоматически вызывающими ошибку в других документах (например, ошибка в сумме документа).

Поскольку система исправлений в бухгалтерских документах строго регламентирована и требует привлечения всех лиц, подписавших документ с ошибкой (в кассовых и банковских документах исправления вообще не допускаются), роль контроля первичной документации крайне существенна.

Контроль первичной бухгалтерской документации направлен на обеспечение полного цикла контроля качества отражения первичных документов на счетах бухгалтерского учета, а также выполняет реализацию функции полноценного отслеживания исполнения процедур исправления или замены ошибочно заполненной документации с персонификацией ответственности.

Общий порядок проверки первичных документов

Поступающие в бухгалтерскую службу первичные документы обязательно подлежат проверке.

В процедуре проверки первичных документов можно выделить три этапа:

Первый этап. Проверка первичных документов по существу. Суть данного этапа заключается в оценке законности отраженных в документации хозяйственных операций, целесообразности проведения операции и взаимоувязки отдельных показателей первичного документа.

В том случае, если содержание первичного документа противоречит требованиям законодательства или нарушен порядок приемки, хранения и расходования товарно-материальных ценностей, денежных средств и иных активов, такие документы к учету не принимаются. Решение по таким документам принимает бухгалтер, который информирует руководителя о незаконности операций, отраженных в первичной документации.

Практика учета свидетельствует о том, что зачастую между руководителем и главным бухгалтером возникают разногласия по вопросам определения законности операций. В этом случае главному бухгалтеру целесообразно получить от руководителя письменное распоряжение, свидетельствующее о понимании руководителем возлагаемой на него ответственности за отражения операции на счетах бухгалтерского учета.

Второй этап. Проверка первичных документов по форме. На этом этапе выполняется проверка наличия реквизитов. Кроме того, проверка подразумевает оценку правильности применения бланка документа, а также наличия и полноты заполнения обязательных реквизитов, к числу которых в соответствии с требованиями Федерального закона «О бухгалтерском учете» относятся: наименование, дата составления, наименование организации, содержание факта хозяйственной деятельности, натуральный или денежный измеритель данного факта, должности и подписи лиц, ответственных за составление документа).

Третий этап. Комплексная проверка первичных документов, которая включает в себя следующие приемы:

• Группировки первичных документов – суть данной процедуры заключается в оценке содержания операции и включении документа в группу однородных по содержанию первичных документов, что составляет собой основу формирования сводных учетных данных;
• Таксировки – суть данной процедуры заключается в том, что натуральные и трудовые показатели переводятся в универсальный измеритель – стоимостной. Результаты таксировки, определяемые путем перемножения количественных показателей и цены (ставка) за единицу, отражаются непосредственно в первичном документе;
• Контировки – суть данной процедуры состоит в проставлении корреспонденции по каждой хозяйственной операции, формируемой первичным документом.

Замечание 2

После прохождения всех этапов проверки первичные документы рекомендуется помечать с целью исключения повторного применения (на документе могут проставляться дата внесения его в учетные регистры или соответствующий штамп).

Кассовые документы помечаются штампами «Получено» или «Оплачено» и датой.

Виды контроля первичной документации

Бухгалтерские первичные документы представляют собой информационный поток, содержащий сведения о финансово-хозяйственной деятельности экономического субъекта, вследствие чего широко применяются в системе менеджмента для осуществления предварительного, текущего и последующего контроля.

Сущность данных видов контроля заключается в следующем:

• Контроль предварительный – это контроль, осуществляемый руководящим составом организации (руководителем, главным бухгалтером, главным инженером, бригадиром и т.д.) в момент подписания первичной документации, обусловленный тем, что при подписании документа эти должностные лица берут на себя ответственность за совершаемые действия;
• Контроль текущий – это контроль, производимый в момент совершения хозяйственной операции. Его осуществляют, как правило, исполнители распоряжений, содержащихся в документе, или лица, ответственные за его обработку. Документ проверяется на наличие реквизитов, по существу и только после этого исполняется и обрабатывается;
• Контроль последующий – это контроль, осуществляемый посредством документальных ревизий, аудита первичных документов после обработки документов, а также в форме счетной проверки в момент обработки документов.

Деятельность любого предприятия тесно связана с ведением и обработкой первичной документации. Она необходима для составления отчетности, расчета налоговых платежей, принятия управленческих решений. В статье рассмотрим, что это такое - первичная документация в бухгалтерии - и как осуществляется ее обработка.

Основные понятия

Первичная документация в бухгалтерии - что это такое ? Ею называют свидетельство факта совершения отраженное на бумаге. В настоящее время многие документы составляются в автоматизированной системе "1С". Обработка первичной документации предполагает регистрацию и учет сведений о совершенных хозяйственных операциях.

Первичным учетом называют начальную стадию фиксирования событий, происходящих на предприятии. Хозяйственными операциями именуют действия, влекущие изменения состояния активов или капитала организации.

Обработка первичной документации в бухгалтерии: пример схемы

Как правило, на предприятиях под понятием "работа с документацией" подразумевается:

• Получение первичных данных.
• Предварительная обработка сведений.
• Утверждение руководством или специалистами, уполномоченными приказом директора.
• Повторная .
• Выполнение действий, необходимых для проведения хозяйственной операции.

Классификация

Существует разовая и накопительная первичная документация. Обработка сведений, содержащихся в таких бумагах, имеет ряд особенностей.

Разовая документация предназначена для подтверждения события один раз. Соответственно, порядок ее обработки существенно упрощен. Накопительную документацию используют в течение определенного времени. Как правило, в ней отражается операция, совершаемая несколько раз. В этом случае при обработке первичной документации сведения из нее переносятся в специальные регистры.

Требования к ведению документов

Первичную документацию оформляют при совершении операции или непосредственно после ее завершения.

Отражение сведений осуществляется на специальных унифицированных бланках. При отсутствии утвержденных форм предприятие может разработать их самостоятельно.

Этапы обработки первичной бухгалтерской документации

На каждом предприятии в штате присутствует сотрудник, ответственный за работу с первичной информацией. Этот специалист должен знать правила , неукоснительно соблюдать требования законодательства и последовательность действий.

Этапами обработки первичной документации являются:

• Таксировка. Она представляет собой оценку операции, отраженной на бумаге, указание сумм, связанных с ее осуществлением.
• Группировка. На этом этапе документы распределяются в зависимости от общих признаков.
• Контировка. Она предполагает обозначение дебета и кредита.
• Гашение. Для предупреждения повторной оплаты на первичных документах бухгалте р ставит отметку "оплачено".

Ошибки в документах

Они могут возникать по разным причинам. В основном к их появлению приводит небрежное отношение сотрудника к выполняемой им работе, неграмотность специалиста, неисправность техники.

Корректировка документов крайне не приветствуется. Однако в некоторых случаях без исправления ошибок обойтись нельзя. Допущенный недочет на первичной документации бухгалтер должен исправить следующим образом:

• Зачеркнуть тонкой линией неверную запись таким образом, чтобы ее было хорошо видно.
• Над зачеркнутой строкой написать правильные сведения.
• Поставить отметку "Исправленному верить".
• Указать дату корректировки.
• Поставить подпись.

Не допускается использование корректирующих средств.

Работа с входящими документами

Процесс обработки входящих бумаг включает в себя:

• Определение типа документа. Бухгалтерские бумаги всегда содержат сведения о совершенных хозяйственных операциях. Например, к ним относят накладную, ордер на получение денежных средств и пр.
• Проверка реквизитов получателя. Документ должен адресоваться конкретному предприятию или его сотруднику. На практике бывает так, что документы на приобретение материалов специально выписываются на компанию, хотя договор с поставщиком не заключен.
• Проверка подписей, оттисков печатей. Лица, подписавшие документ, должны иметь на это полномочия. Если визирование первичных бумаг не входит в компетенцию сотрудника, то они признаются недействительными. Что касается оттисков, то на практике нередко возникают ошибки у тех предприятий, которые имеют несколько печатей. Информация на оттиске должна соответствовать типу документа, на котором он стоит.
• Проверка состояния документов. В случае обнаружения повреждений на бумагах или нехватки каких-либо листов необходимо составить акт, копию которого направить контрагенту.
• Проверка действительности события, отраженного в документе. Сотрудники предприятия должны подтвердить сведения о факте совершения операции. Документы о приеме ценностей заверяет завскладом, условия договора подтверждает маркетолог. На практике бывают ситуации, когда от поставщика поступает счет на товары, которые предприятие не получало.
• Определение периода, к которому относится документ. При обработке первичных бумаг важно не учесть одни и те же сведения дважды.
• Определение раздела учета. При получении первичной документации необходимо установить, в каких целях будут использоваться поставленные ценности. Они могут выступать в качестве основных средств, материалов, нематериальных активов, товаров.
• Определение регистра, в котором будет
• Регистрация бумаги. Она осуществляется после всех проверок.

Работа с исходящими бумагами

Процесс обработки этого вида документации несколько отличается от приведенного выше.

В первую очередь уполномоченный сотрудник предприятия формирует черновой вариант исходящего документа. На его основании разрабатывается проект бумаги. Он направляется руководителю для согласования. Утвердить проект документа, однако, может и другой сотрудник, имеющий соответствующие полномочия.

После заверения проект оформляется по установленным правилам и направляется получателю.

Планирование документооборота

Данный этап необходим для обеспечения оперативного получения, отправки и обработки документации. Для грамотной организации документооборота на предприятии разрабатываются специальные графики. В них указываются:

• Место и срок оформления первичных бумаг.
• ФИО и должность лица, составившего и сдавшего документы.
• Учетные записи, произведенные на основании бумаг.
• Время и место хранения документации.

Учетные регистры

Они необходимы для регистрации первичной документации. При этом на бумагах проставляется отметка об учете. Она необходима для предотвращения повторной регистрации документов.

Первичные бумаги могут храниться в электронных регистрах. Однако по запросу госорганов или контрагентов предприятие должно предоставить бумажные копии.

Особенности восстановления документов

В настоящее время в нормативных актах отсутствует четкий порядок восстановления бумаг. На практике этот процесс включает в себя следующие мероприятия:

• Назначение комиссии для расследования причин утраты или уничтожения документов. При необходимости руководитель предприятия может привлечь к процедуре правоохранительные органы.
• Обращение в банковскую организацию, к контрагентам за копиями первичных документов.
• Исправление декларации по налогу с прибыли. Необходимость в подаче уточненного отчета связана с тем, что документально не подтвержденные затраты не признаются расходами в целях налогообложения.

В случае утраты первичной документации ИФНС проведет расчеты сумм налоговых отчислений на основании имеющихся бумаг. При этом существует вероятность применения налоговым органом мер ответственности в виде штрафа.

Распространенные ошибки в процессе оформления первичных бумаг

Как правило, лица, ответственные за ведение документации, допускают следующие нарушения:

• Заполняют формы, не являющиеся унифицированными или утвержденными руководителем предприятия.
• Не указывают реквизиты или отражают их с ошибками.
• Не визируют документы своей подписью или допускают к подписанию бумаг сотрудников, не имеющих на это полномочий.

Документация, подтверждающая факты совершения хозяйственных операций, крайне важна для предприятия. К ее оформлению необходимо подходить очень внимательно. Любая ошибка может привести к негативным последствиям.

Кредитным организациям неизбежно приходится сталкиваться с различными ревизиями и проверками, в том числе и с аудиторскими. Одна из задач этих мероприятий - тщательная проверка и анализ первичных документов, которыми организация подтверждает свои финансово-хозяйственные операции. Что собой представляет проверка документов по аудиторским стандартам?

Цель аудита - выразить мнение о достоверности финансовой (бухгалтерской) отчетности аудируемых лиц и соблюдении порядка ведения бухгалтерского учета в соответствии с законодательством РФ (п. 3 ст. 1 Федерального закона от 30.12.2008 N 307-ФЗ "Об аудиторской деятельности" (далее - Закон N 307-ФЗ)).
Под достоверностью понимается степень точности данных финансовой (бухгалтерской) отчетности, которая позволяет пользователю этой отчетности делать правильные выводы о результатах хозяйственной деятельности, финансовом и имущественном положении организации и принимать базирующиеся на этих выводах обоснованные решения.
Обращаем внимание на то, что аудит не подменяет государственного контроля достоверности финансовой (бухгалтерской) отчетности, осуществляемого в соответствии с российским законодательством уполномоченными органами государственной власти.
Различают обязательный и инициативный аудит.
Обязательный аудит - это ежегодная аудиторская проверка ведения бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности хозяйствующего субъекта (организации или индивидуального предпринимателя). Под обязательный аудит попадают такие организации, как открытые акционерные общества, банки, биржи, фонды, государственные и муниципальные унитарные предприятия. С 1 января 2009 г. обязательный аудит вправе осуществлять не только аудиторские организации, но и аудиторы - индивидуальные предприниматели. Однако обязательный аудит бухгалтерской (финансовой) отчетности организаций, ценные бумаги которых допущены к обращению на торгах фондовых бирж и (или) иных организаторов торговли на рынке ценных бумаг, иных кредитных и страховых организаций, негосударственных пенсионных фондов, а также консолидированной отчетности проводится только аудиторскими организациями.
Инициативный аудит организации или индивидуальные предприниматели проводят по собственному желанию, обычно это делается по инициативе руководства компании или ее собственников.
Независимо от вида аудита аудиторы используют одни и те же принципы и методы работы, закрепленные специальными аудиторскими стандартами.
Согласно ст. 13 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) бухгалтерская (финансовая) отчетность должна давать достоверное представление о финансовом положении экономического субъекта на отчетную дату, финансовом результате его деятельности и движении денежных средств за отчетный период, оно необходимо пользователям отчетности для принятия правильных экономических решений. Бухгалтерская (финансовая) отчетность должна составляться на основе данных, содержащихся в регистрах бухгалтерского учета, а также информации, определенной федеральными и отраслевыми стандартами.
Бухгалтерская (финансовая) отчетность, которая подлежит обязательному аудиту, должна быть опубликована вместе с аудиторским заключением.
Статья 19 Закона N 402-ФЗ регламентирует, что экономический субъект, бухгалтерская (финансовая) отчетность которого подлежит обязательному аудиту, обязан организовать и осуществлять внутренний контроль ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности (за исключением случаев, когда его руководитель принял на себя обязанность вести бухгалтерский учет).
Тем не менее законодательно закрепленное требование об обязательном аудите нередко нарушается хозяйствующими субъектами. Видимо, не последнюю роль играет то, что штраф, который может быть наложен за данное нарушение, несоразмерен со стоимостью аудиторских услуг. Ответственность организации за данное нарушение составляет всего 200 руб. за каждый непредставленный документ, как следует из п. 1 ст. 126 Налогового кодекса РФ. Должностные лица организации на основании ст. 15.6 КоАП РФ могут "пострадать" на сумму от 300 до 500 руб.

Первичные бухгалтерские документы - подтверждение хозяйственной операции

Вариант проведения сплошных ревизий, когда проверяются абсолютно все хозяйственные операции, совершенные организацией, встречается довольно редко, так как стоимость такого аудита составляет довольно ощутимую сумму даже для крупных фирм. Такие проверки являются целесообразными, только если:
- совокупность проверяемых элементов аудита состоит из небольшого числа элементов большой стоимости;
- внутрихозяйственные риски и риски средств внутреннего контроля являются высокими, а иные средства не позволяют получить достаточные надлежащие аудиторские доказательства;
- повторяющийся характер расчетов или иных процессов, осуществляемых с помощью компьютерной системы бухгалтерского учета, делает сплошную проверку эффективной с точки зрения соотношения затрат и результатов.
При тестировании средств внутреннего контроля аудитор в соответствии с МСА 400 "Оценка рисков и внутренний контроль" и Постановлением Правительства РФ от 23.09.2002 N 696 "Об утверждении федеральных правил (стандартов) аудиторской деятельности" уделяет основное внимание организации и работоспособности этих средств, а также оценке их риска. Если при этом выявляются ошибки, аудитор должен проанализировать прямое влияние выявленных ошибок на достоверность финансовой (бухгалтерской) отчетности, надежность системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля, а также ее влияние на планируемые аудиторские процедуры, например, когда ошибки являются результатом действий руководства аудируемого лица, совершенных в обход средств внутреннего контроля.
Поэтому обычно проверяющие используют выборочные проверки, на основании которых делается обобщающий вывод. Причем элементы для детальной проверки аудиторы выбирают самостоятельно, исходя из опыта своей работы и компетентности.
Выбранные элементы аудита проверяются аудитором посредством определенного набора процедур, в перечень которых обязательно включаются такие вопросы, как проверка документального оформления операций, связанных с движением элементов аудита, попавших в выборку.
Бухгалтерским законодательством определено, что любая хозяйственная операция, совершенная организацией в ходе своей деятельности, должна подтверждаться первичными бухгалтерскими документами. В соответствии с Законом N 402-ФЗ по общему правилу организации могут продолжать использовать унифицированные формы первичной учетной документации, разработанные и утвержденные Госкомстатом России.
Если используются такие формы первичной учетной документации, у проверяющих вопросов не возникнет. Но может случиться и так, что организация использует самостоятельно разработанные формы первичных документов или же применяет унифицированные формы первичной учетной документации с внесенными в них дополнительными реквизитами или иными изменениями.
Напоминаем, что требование о документировании всех хозяйственных операций, проводимых организациями, установлено Законом N 402-ФЗ. И если до недавнего времени хозяйствующие субъекты обязаны были использовать для документального подтверждения осуществляемых хозяйственных операций унифицированные формы первичных учетных документов, руководствуясь действующим в тот момент законодательством о бухгалтерском учете, то с момента вступления в силу Закона N 402-ФЗ ситуация изменилась.
Закон N 402-ФЗ не содержит положений, обязывающих экономические субъекты применять первичные документы, составленные по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Пунктом 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ предусмотрено, что формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством РФ.
Вместе с тем требование об обязательных реквизитах, которые должны содержать самостоятельно разработанные организацией первичные документы, осталось.

Обязательные реквизиты

В соответствии с п. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ обязательными реквизитами бухгалтерской "первички" являются:
- наименование документа;
- дата составления;
- наименование экономического субъекта, составившего документ;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
- наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию, ответственного (ответственных) за их оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
- подписи перечисленных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Таким образом, унифицированные формы первичной учетной документации применяются хозяйствующими субъектами по усмотрению, но практика показывает, что многие организации продолжают использовать унифицированные формы "первички", закрепляя положение об этом в приказах по учетной политике.
Не запрещает законодательство и модернизировать унифицированные формы документов. Запрет установлен лишь в отношении документов по учету кассовых операций, в иные формы первичной учетной документации организация при необходимости может вносить любые дополнительные реквизиты, а также изменять форматы бланков. Это определено Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20. Аналогичная возможность предусмотрена и п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н.
Если организация в своей деятельности использует указанные формы, то аудиторы должны убедиться в том, что их использование закреплено в учетной политике компании.
В соответствии с п. 1.3 Положения Банка России от 16.07.2012 N 385-П "О правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации" (далее - Положение N 385-П) обязательному утверждению подлежат формы первичных учетных документов, применяемые для оформления операций, за исключением форм, предусмотренных нормативными актами Банка России, а также формы регистров бухгалтерского учета (по представлению главного бухгалтера кредитной организации), к которым не относятся типовые формы аналитического и синтетического учета, установленные Положением N 385-П.
После проверки использования надлежащих форм первичных документов аудиторы проверят качество их заполнения.
Требования к оформлению первичных документов установлены в Положении Минфина СССР от 29.07.1983 N 105 "О документах и документообороте в бухгалтерском учете" и применяются в части, не противоречащей Закону N 402-ФЗ.
Кроме того, общие правила оформления официальных документов определяются ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденным Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст (далее - ГОСТ Р 6.30-2003).
Для банков особенности организации документооборота и хранения документов определены в Положении Банка России от 16.07.2012 N 385-П.
Документы, являющиеся основанием для совершения операций по начислению (удержанию) и перечислению налогов, оформляются также с учетом требований Минфина России и ФНС России.
В ходе проверки аудиторы должны убедиться, что первичные документы заполнены правильно.

Какие средства используются при заполнении документов

Для заполнения документов могут использоваться чернила, химические карандаши, паста шариковых ручек и иные средства, обеспечивающие сохранность записей в течение времени, установленного для архивного хранения документации. В случаях, предусмотренных законодательством РФ, хранение первичных учетных документов осуществляется в электронном виде.

Правила заполнения документа

Например, реквизит "Дата составления документа" оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами (например, 01.01.2014). Кстати, именно на основании этого реквизита аудиторы сверяют дату отражения хозяйственной операции, подтвержденной документом, в соответствующем бухгалтерском регистре.
При заполнении реквизита "Наименование организации, от имени которой составлен документ" должна указываться информация, позволяющая определить, что автором документа является конкретная организация. Наименование фирмы должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах, и указываться в именительном падеже. При проверке данного реквизита аудиторы должны убедиться, что первичные документы заполнены организациями, принимающими участие в сделке.
В реквизите "Наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления" обязательно проверят, указана ли должность сотрудника, ответственного за совершение хозяйственной операции, и правильность ее оформления, так как этот реквизит предназначен для контроля за правомерностью совершения операций.
С особой тщательностью проверяется реквизит "Личные подписи указанных лиц". Аудиторы непременно попросят предоставить перечень лиц организации, которые вправе подписывать первичные документы. Этот перечень утверждается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером. Если документы, представленные для проверки, будут содержать подписи лиц, не имеющих соответствующих полномочий, то претензий со стороны аудиторов избежать не удастся.
Аналогичные требования выдвигают и налоговые органы при проверках организаций, что потом нередко становится предметом судебных разбирательств. В качестве примера можно привести Постановление ФАС Московского округа от 27.05.2008 N КА-А40/3794-08 по делу N А40-17943/07-75-112, в котором суд рассматривал дело в отношении документов, подписанных от имени общества неустановленными лицами. Так как налоговый орган представил суду доказательства недобросовестности налогоплательщика, суд вынес решение о том, что взыскание с общества суммы налоговых санкций является правомерным.
Кроме того, ревизоры обязательно проверят, имеется ли в документе расшифровка подписи, причем это касается не только унифицированных форм документов, но и самостоятельно разработанных форм. И хотя в составе обязательных реквизитов самостоятельно разработанных форм первичных учетных документов ничего не говорится о расшифровке подписей, обычно аудиторы рекомендуют делать их расшифровку, так как это позволяет снять часть спорных вопросов при налоговых проверках. При этом проверяется и как произведена расшифровка подписи. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 расшифровывать подпись следует таким образом: вначале проставляются инициалы и только потом указывается фамилия лица, подписавшего документ, например: А.И. Иванов.
Помимо проверки качества заполнения реквизитов первичных документов аудиторы проверят и правильность отражения количественных и стоимостных показателей документа, а также арифметических результатов и итоговых значений. Кроме того, контролеры проверят и контировку документа, то есть проставленную на документе корреспонденцию счетов.

Выводы

Кредитные организации в обязательном порядке проходят аудиторские проверки, включающие в себя и проверку, и анализ первичных документов. Качество оформления этих документов в том числе формирует мнение аудиторов о достоверности учета, качестве менеджмента и состоянии системы внутреннего контроля.
Автор надеется, что рекомендации, приведенные в статье, помогут снизить риски, связанные с первичными учетными документами.

Первичные бухгалтерские документы имеют важное значение не только в вопросах учета, но и касательно налогового законодательства, в частности определения объема обязательств. Потому ответственному за составление первичной документации крайне важно знать все нюансы ведения учета, а кроме того, понимать их классификацию для упрощения работы.

Что такое первичные документы бухгалтерского учета

Первичными принято считать те документы, которые регистрируют определенные хозяйственные действия, уже осуществленные. Оставить запись в бухгалтерском учете и внести ее в регистр можно исключительно при наличии документации первичного учета. Она считается неотъемлемой частью системы управления предприятием. Исходя из этого можно смело утверждать, что первичные документы бухгалтерского учета - это документальное подтверждение осуществленных сделок, связанных с хозяйственной деятельностью субъекта и принесших некий экономический эффект.

Классификация

Все моменты, затрагивающие вопрос касательно первички, подчиняются положениям и нормам 402-ФЗ. В нормативе обозначено, что данные справки нужны при взаимодействии с налоговыми структурами в качестве подтверждения правильности расчетов. А это означает, что у налоговиков не возникнет никаких нареканий касательно процесса определения базы налогообложения.

В соответствии с действующими регламентами, первичная документация подлежит обязательному хранению в течение 4-х лет . В этот период налоговики могут в любой момент запросить документы для изучения и проверки. Кроме того, первичная документация часто выступает в качестве доказательной базы в судебных тяжбах.

Стоит отметить, что на законодательном уровне не закреплены конкретные формы первичной документации. По данному вопросу у хозяйствующего субъекта появляется возможность выбора того варианта, который удовлетворит его запросы и будет служить хорошим подспорьем в дальнейшей работе.

Первичные документы бухгалтерского учета: перечень

Как правило, полный список справок, выполняющих основополагающие функции, остается неизменным и утверждается на высшем уровне. На текущий момент к данной категории относят:

1. Договора. В них оговариваются конкретные условия сделки, ответственность сторон и финансовые вопросы. В целом, тут указываются все условия, которые тем или иным образом имеют отношение к проводимой сделке. Отметим, что для некоторых операций письменная форма договора не обязательна. Так, с момента получения покупателем товарного чека, сделка признается заключенной.
2. Счета. При помощи документов данного типа покупатель подтверждает готовность оплатить товар (услугу) продавца. А помимо того, в счетах могут быть представлены дополнительные условия сделки и зафиксированы конкретные расценки, которые продавец устанавливает на свою продукцию и услуги. Если по каким-то причинам покупателя не устроит представленный ему товар (услуга), на основании счета он имеет право требовать возврат своих средств.
3. Товарная накладная. В ней отображается полный перечень всех товаров или материалов, которые передаются. Накладная должна быть составлена в нескольких вариантах в зависимости от количества участников сделки.
4. Акт приема-передачи. Он составляется по итогам по итогам предоставления услуги в качестве подтверждения того, что результат труда соответствует ранее заявленным критериям и полностью одобрен принимающей стороной.
5. Расчетные ведомости. В них отображаются все вопросы, связанные с расчетом с наемным персоналом по оплате труда. Причем здесь должна быть отображена вся информация, касающаяся премий, доплат и прочих механизмов финансового стимулирования работников.
6. Акты приемки-передачи № ОС-1. Данный тип документации используется для фиксации любых мероприятий, связанных с вводом или выводом основных средств.
7. Кассовые документы , к которым принадлежат приходные и расходные кассовые ордера, а кроме того, кассовая книга. В них содержатся сведения относительно финансовых, проведенных в рамках реализации, разнообразных сделках.

Классификация

Виды первичных документов в бухгалтерском учетов довольно разнообразны и прежде всего зависят от конкретной цели использования документа в обозримом будущем. Однако самый популярный классификационный признак заключается в разделении первичной документации на внутреннюю и внешнюю.

Внутренний документ является собственностью компании и выпускается ею для разрешения определенных вопросов. Он составляется специалистами фирмы и распространяет свое действие исключительно в пределах юрисдикции данной фирмы. Таким образом, указанная категория состоит из тех документов, которые необходимы для эффективного ведения хозяйственной деятельности в рамках одной компании. В то же время, если документ поступает на фирму со стороны или же составляется специалистами компании и впоследствии передается другим юрлицам (налоговым органам, клиентам и т. д.), то он будет признан как внешний.

В свою очередь, внутренние документы также имеют свои классификационные признаки, которые дают возможность сгруппировать их в три категории:

1. Распорядительные (организационные). В них указывается информация, которая должна быть донесена до ведома сотрудников компании, структурных подразделений и филиалов и их руководителей. При их помощи компания отдает определенные распоряжения, которые должны будут тщательно выполняться. К данной группе можно отнести разнообразные приказы, распоряжения и многое другое.
2. Исполнительные (оправдательные) , в которых изначально отображаются факты, подтверждающие проведение определенных операций хозяйственного назначения и их завершение.
3. Документы бухгалтерского оформления. Данная категория является обобщающей и нужна для систематизации сведений, содержащихся в других бумагах и их дальнейшего сбора в единый документ.

При определенных обстоятельствах документация также может быть комбинированной. В данную группу можно отнести те бумаги, которые могут одновременно содержать в себе ключевые признаки организационной и оправдательной документации. Самыми яркими примерами здесь являются различные кассовые ордера, требования, авансовая отчетность и многое другое.

Учетные регистры и их классификация

При совершении любой сделки подготавливается первичная документация. Как только она полностью оформлена, все сведения, указанные в ней, должны быть продублированы в соответствующий учетный регистр. А он являет собой своеобразный носитель, аккумулирующий основную информацию по сделке. Отталкиваясь от сути регистра, можно выделить несколько классификационных признаков. К примеру, по внешнему облику регистры предстают перед пользователями в виде книг, простых листов и учетных карт.

Исходя из механизмов ведения регистра можно выделить еще 3 группы:

1. Хронологические , в которых все произошедшие события указываются со строгим соблюдением временных рамок. То есть сначала нужно указать те операции, которые произошли раньше и так далее. Подобные регистры наиболее сложные, так как в них содержится огромный массив информации, и довольно часто можно не учесть какое-либо действие.
2. Систематические, в которых изначально все сделки вносятся в виде экономических показателей. Таким образом, регистры данного типа отображают экономический эффект от свершившихся хозяйственных сделок и анализируют показатели расходов и доходов. Самым ярким примером систематического регистра выступает кассовая книга.
3. Комбинированные , которые имеют основополагающие признаки как систематических, так и хронологических регистров.

Содержание первичной документации

У многих пользователей возникает вопрос о том, что относится к первичным документам бухгалтерского учета, и какие требования к ним предъявляются. На законодательном уровне закреплено несколько положений, которые устанавливают, что в документах первичного чета в обязательном порядке должны присутствовать определенные сведения. В частности, в соответствии с п.2 ст.9 ФЗ-402, первичная документация должна содержать следующую информацию:

• наименование документа;
• дата составления;
• сведения о лице, которое составило указанный документ (полное наименование предприятия);
• суть хозяйственной деятельности, связанной с данным документом;
• финансовые расчеты относительно произошедшей сделки;
• подписи должностных лиц, несущих ответственность за сделку, и их инициалы.

Образец первичного бухгалтерского документа

Правила оформления документов

Законодатель устанавливает определенные правила оформления документов первичного учета. Так, одним из ключевых требований считается аккуратность и отсутствие любых грамматических и пунктуационных ошибок и опечаток. Если налоговая служба обнаружит определенные недочеты, нарушителю придется заново переделывать документ, а при повторном нарушении можно попасть на штрафные санкции. В целом, по данному вопросу следует обратить пристальное внимание на следующие рекомендации:

1. Допускается использование шариковых и чернильных ручек, специальной вычислительной техники и компьютеров.
2. Составление можно начинать тогда, когда предполагается проведение неких хозяйственных операций, которые нужно будет отобразить. При этом, в исключительных ситуациях вполне допускается оформление документа после завершения сделки.
3. Все расчетные данные должны быть отображены как в числовой форме, так и в письменной. Таким образом, около каждой цифры должна стоять пропись.
4. Крайне важно заполнить все реквизиты, указанные на бланке. Если по каким-то причинам сведений нет, нельзя оставлять пустую строку. В ней должен появится прочерк.

Если не придерживаться данных рекомендаций, можно столкнуться со значительными сложностями. Так, если налоговая служба при проверке признает документ некорректным, появятся сомнения в правильности проведенных расчетов и определении налоговой базы.

Если по каким-то причинам необходимо внести определенные корректировки, ни в коем случае нельзя пользоваться корректорами и штриховкой, так как они недопустимы . Исправления можно сделать следующими способами:

1. Контурное исправление. Если указаны неверные сведения, их необходимо перечеркнуть тонкой линией, а рядом указать правильные данные. При этом обязательно на месте каждого такого исправления должна стоять сноска «Исправленному верить» с указанием даты исправления и подписи должностного лица, который внес правку. Однако отметим, что в случае с документами, отображающими поступление и расходование денежных средств, такой способ будет нецелесообразным.
2. Дополнительная запись. Этот способ применяют в тех ситуациях, когда суммарные значения сделок оформляются с существенно сниженными показателями. Чтобы не составлять документ по-новому, можно сделать дополнительные проводки на недостающие суммы в текущем периоде или следующим за ним.
3. Сторнировка. Неправильная запись исправляется с применением отрицательных значений. Все неверно указанные сведения повторяются красными чернилами, а рядом указываются правильные записи.

Первичка может составляться как в письменной, так и в электронной форме. В последнее время многие компании дублируют сведения и составляют как бумажные, так и электронные версии. Первые в дальнейшем используются для внутренних интересов, а вот электронные копии передаются на проверку в ФНС по требованию.

Можно сделать несколько выводов. Государство не утверждает никаких обязательных форм для первичной документации, что дает хозяйствующим субъектам право самостоятельного определения формы документа, которая будет в дальнейшем использоваться на практике. Сразу же после оформления документа все данные из него должны быть перенесены в учетный регистр.